Typischer Ablauf einer ISO 9001 Zertifizierung

Vermutlich wollen oder müssen Sie sich nach ISO 9001 zertifizieren lassen, wenn Sie unsere Seiten besuchen. Und wir möchten Sie dabei unterstützen, ohne Ihre Betriebsabläufe unnötig zu stören. Zusätzlich zeigen wir Ihnen, welche Chancen und Mehrwerte (neben dem Imagegewinn) eine ISO 9001: 2015 Zertifizierung bieten kann.

Bevor es los geht:

Ganz am Anfang steht ein sogenanntes Voraudit – oder wie wir es nennen, die Tagesanalyse.

Bei diesem ersten Termin geht es um die Kernkompetenz der zu beratenden Firma. Außerdem stellen wir Ihnen viele Fragen nach dem Wieso, Weshalb und Warum.

Anschließend können wir Ihnen die voraussichtlichen Kosten für unser Audit nennen, bieten eine erste Analyse und entscheiden gemeinsam mit Ihnen, ob eine geplante Neuausrichtung / Umstrukturierung vorgezogen werden sollte oder diese parallel zur Einführung des Qualitätsmanagements ISO 9001 geschehen kann.

Wenn Sie darauf hin mit uns ein QM-System einführen wollen, geht es weiter.

Aufbau eines QM-Systems:

Ganz zu Beginn wird üblicherweise ein Qualitäts-Management-Beauftragter (QMB) von der Firmenleitung bestimmt und durch uns auf seine Aufgaben vorbereitet (hier können Sie ein Muster zu Bestellung eines QMB downloaden).

Anschließend schauen wir uns alle Prozesse in Ihrem Unternehmen an und führen Einzelgespräche mit der Geschäftsleitung, Führungskräften und Mitarbeitern. Damit gewinnen wir ein besseres Bild über die Kernkompetenzen, die Chancen und die Risiken. Gleichzeitig werden die Übergabepunkte (Schnittstellen) festgehalten. Aus den gewonnenen Informationen wird dann ein Organigramm und eine Prozesslandschaft erstellt.

In der Prozesslandschaft und im Organigramm sind dann alle Prozesse, Schnittstellen, Aufgaben, Zuständigkeiten, Verantwortlichkeiten und Positionen innerhalb des Unternehmens beschrieben. In dem nun folgenden internen Audit werden diese Bereiche auf Durchgängigkeit und Normkonformität geprüft. Aus den Abweichungen ergeben sich alle erforderlichen Maßnahmen und Korrekturlisten. Zusätzlich können weitere Verbesserungspotenziale aufgespürt werde.

Herstellung der Normkonformität:

Wurden Abweichungen von den Anforderungen der Norm ISO 9001 festgestellt, müssen diese behoben werden.

Die wichtigsten Punkte sind: Prozessmanagement, Risiko- und Wissensmanagement, Maßnahmen- und Korrekturlisten, Verfahrens- und Arbeitsanweisungen, Managementreview und Auswertung, Lieferanten- und Kundenbewertungen (Muster eines Fragebogens zur Kundenzufriedenheit) sowie Auditprotokolle.

Bei erreichen der Normkonformität wird mit dem zuständigen Auditor der Zertifizierungsstelle ein Auditplan zur Abnahme der Zertifizierung nach ISO 9001 festgelegt.

Erst-Zertifizierungs-Audit:

Der Auditor der Zertifizierungsstelle sichtet alle Beschreibungen der Arbeitsabläufe und bewertet diese auf Verständlichkeit, Durchgängigkeit und Plausibilität.

Insgesamt möchte ein Auditor vor allem sehen, dass ein Qualitäts-Management-System auch von den Mitarbeitern verstanden und gelebt wird – und ab der ISO 9001: 2015, dass das QMS zur Strategie des Unternehmens passt.

Am Ende dieses Zertifizierungsaudits steht dann das Abschlussgespräch mit der Geschäftsführung und dem Qualitäts-Management-Beauftragten (QMB). In diesem Gespräch wird festgelegt, ob das Audit bestanden wurde oder es zu Abweichungen kam und eine Nachprüfung erforderlich ist.

Der schlimmste Fall – dass ein Erst-Zertifizierungs-Audit nicht bestanden wird – tritt nach guter Beratung und gründlicher Vorbereitung nicht ein.

Zu guter Letzt bekommen Sie den Auditbericht mit der Empfehlung an die DAkkS (Deutsche Akkreditierungsstelle) der Zertifizierung zustimmen. Nach bestandener Prüfung dieses Berichts durch einen Vetoprüfer und die DAkkS wird dann mit Siegel, Zertifikat und Zulassung bestätigt, dass Ihr Betrieb nach DIN EN ISO 9001 geführt wird.

Prüfungen und Re-Zertifizierungs-Audit:

Eine Überprüfung Ihres QM-Systems findet in Stichproben jedes Jahr bei einem sogenannten Überwachungsaudit statt.

Zusätzlich wird alle drei Jahre in einem Re-Zertifizierungs-Audit geprüft, ob die Überwachungsaudits durchgeführt wurden, Maßnahmen umgesetzt und das QM-System noch gelebt wird. Im Prinzip entspricht dies dem Erst-Zertifizierungs-Audit.